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 Abril 2008 |
 El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos. Introducción Por qué un libro impreso acerca del e-mail El correo electrónico o "e-mail" (abreviación del inglés "electronic mail") es la aplicación de mayor uso en el mundo que tiene la plataforma tecnológica de Internet. No sólo es una especial herramienta de comunicación, trabajo, estudio, investigación y archivo, sino también un fenómeno sociológico en sí mismo, cuya raíz está en su influencia creciente en todos los aspectos de las vidas de las personas, en todos los países y en todas las culturas. El correo electrónico le ha agregado ventajas trascendentales al correo "tradicional" (sistemas de correo escrito que existían antes del surgimiento de Internet y que aún existen): inmediatez, facilidad de uso y economía. Tan importantes son estas ventajas que el "i-meil" (como se pronuncia en inglés), ha cobrado una importancia crucial en todo tipo de trabajo. Sin embargo, es particularmente curioso como el e-mail ha penetrado la vida de las compañías y sus trabajadores. Las empresas han incorporado esta herramienta a su cotidianidad como un recurso de productividad tan importante (y a veces más) como el teléfono, el escritorio, la computadora o los archivos, sin casi resistencia por parte de sus trabajadores. Pero, el proceso de asimilación del e-mail se ha dado, prácticamente, sin suficiente preparación. En algunos casos se da entrenamiento sobre el funcionamiento de un programa específico de correo electrónico (por ejemplo el "Outlook"). En otros hay "políticas" de uso del e-mail, pero principalmente cubren necesidades de seguridad y control de los sistemas informáticos. Son muy pocas las compañías que se están ocupando, de manera sistemática, de la efectividad y la productividad de sus comunicaciones escritas a través del correo electrónico, y de las necesidades de entrenamiento formal de sus empleados sobre estos aspectos. Hemos asumido que saber escribir es automáticamente saber redactar bien, y esto es suficiente para comunicarnos por escrito con eficiencia. A veces pensamos que si escribimos como hablamos nos entenderán. Pero resulta más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que la verbal y la no-verbal, como veremos más adelante. Por ejemplo, todos los días las empresas experimentan grandes pérdidas de tiempo por discusiones estériles a través de correos electrónicos entre empleados, sobre aspectos que pudieron resolverse en un par de minutos con una llamada teléfonica. Igualmente, cada día debemos invertir más tiempo para leer y darle seguimiento a una inmensa cantidad de mensajes escritos de los que nos llegan copias innecesarias, o que son sumamente difíciles de leer, porque han sido redactados con muy poca rigurosidad lingüística. Al lado de la mayoría de correos electrónicos (que sin duda nos ayudan a ser más productivos y nos hacen ahorrar tiempo), el volumen creciente de los e-mail y la ineficiencia de muchos de ellos ha estado generando una situación que en ciertos momentos parece inmanejable. Buena parte de la improductividad de ciertos hábitos en el manejo del correo electrónico se origina en la falta de una visión global de los diferentes aspectos relacionados con la comunicación escrita, más allá de la redacción o el dominio de los recursos tecnológicos. En este sentido, con el presente libro busco aportar reflexiones y conocimientos sobre los factores claves que determinan la efectividad de las comunicaciones escritas: • Comprender cómo actúan y qué valoran más los destinatarios de nuestros mensajes escritos, para poder influir positivamente en sus percepciones y actitudes. • Tratar a cada destinatario de la manera más personalizada posible, tomando en cuenta el impacto emocional que tienen las palabras escritas y la estructura del e-mail. • Utilizar buenas prácticas de comunicación escrita relacionadas con la gerencia personal del correo electrónico como herramienta y como canal de comunicación. Estos son los pilares principales sobre los que he desarrollado el texto que tiene frente a usted. No se trata de un libro sobre redacción, aunque abordo muchos aspectos esenciales que tienen que ver con ésta; y tampoco es un libro sobre tecnología, independientemente de que sin ella no habría surgido la idea de escribirlo y debo abarcar también algunos de sus componentes. Mi intención es ayudar a mejorar las comunicaciones escritas dentro de las empresas, con lo que contribuiría a que se aproveche mejor el tiempo, sean más productivas y mejoren las relaciones entre sus trabajadores y su ambiente laboral. Aparte de las investigaciones involucradas, las ideas contenidas en estas páginas las compartí primero en decenas de conferencias y seminarios, en los que confirmé la necesidad de un espacio para las presentes reflexiones y la utilidad práctica e inmediata de las recomendaciones derivadas. Estoy muy agradecido a todas las personas de quienes he podido aprender las ideas principales aquí presentadas, clientes, socios, compañeros de trabajo, familiares y amigos, quienes también me han brindado el apoyo que requiere la elaboración de un libro como éste. También le estoy muy agradecido a usted, quien me lee, por permitirme mostrarle estas reflexiones y caminos de oportunidades para su vida profesional y personal, en términos de mejoramiento continuo. Por favor, envíeme sus comentarios sobre este libro y por ello reciba de antemano mi sincero agradecimiento. Juan Carlos Jiménez Director Gerente Cograf Comunicaciones Caracas, septiembre 2007 Para adquirir el libro "El e-mail en el trabajo" Si tiene alguna pregunta o comentario, por favor, escríbanos. |
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